Namen pravilnika
Ta pravilnik določa načela, postopke in pravila varstva osebnih podatkov pri programu »Kako se učiti«, ki se izvaja pod blagovno znamko eTutee in katerega ponudnik ter upravljavec osebnih podatkov je Biznis plus d.o.o.
Osebne podatke obdelujemo zakonito, pošteno in pregledno ter samo v obsegu, ki je potreben za organizacijo, prilagoditev in izvedbo programa »Kako se učiti«, komunikacijo z udeleženci oziroma njihovimi starši ali skrbniki, administrativno podporo ter izpolnjevanje zakonskih obveznosti.
Zagotavljamo skladnost z:
- EU Splošno uredbo GDPR,
- slovenskim zakonom ZVOP-2.
Z oddajo prijave oziroma uporabo programa »Kako se učiti« uporabnik potrjuje, da je seznanjen s tem pravilnikom. Kadar obdelava temelji na privolitvi, se privolitev poda ločeno in jo je mogoče kadarkoli preklicati.
Upravljavec osebnih podatkov
Biznis plus d.o.o.
Bezena 7, 2342 Ruše, Slovenija
Davčna številka: 93042558
Matična številka: 6217290000
E-pošta za varstvo podatkov:
Telefon: +386 64 20 90 60
Spletna stran: www.etutee.eu
Za vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov se lahko obrnete na kontaktne podatke upravljavca, navedene zgoraj.
Kategorije osebnih podatkov
Biznis plus d.o.o. v okviru programa »Kako se učiti« zbira samo podatke, ki so potrebni za izvajanje programa in povezanih storitev.
- a) Podatki, ki jih posredujete sami
- identifikacijski podatki (ime, priimek),
- kontaktni podatki (telefon, e-pošta),
- podatki o udeležencu (npr. razred, šola, področja oziroma predmeti, povezani z učenjem),
- podatki iz uvodnega vprašalnika o načinu učenja, motivaciji, učnih navadah in izzivih,
- naložene datoteke oziroma gradiva, kadar jih udeleženec posreduje za namen izvedbe programa,
- podatki o prijavi, naročilu, plačilu in izbranem programu oziroma dodatkih,
- drugi prostovoljno posredovani podatki, ki so povezani z izvedbo programa.
- podatki o posebnih potrebah, učnih težavah, zdravstvenih omejitvah in potrebnih prilagoditvah, kadar jih udeleženec oziroma starš ali skrbnik prostovoljno posreduje zaradi ustrezne prilagoditve in izvedbe programa; vprašanja o teh okoliščinah je mogoče preskočiti.
- Nekateri od teh podatkov lahko predstavljajo posebne kategorije osebnih podatkov po 9. členu GDPR. Takšne podatke obdelujemo samo, kadar so potrebni za prilagoditev in izvedbo programa ter ob obstoju ustrezne pravne podlage, zlasti izrecne privolitve, kadar je ta uporabljena kot pravna podlaga.
b) Podatki o uporabi storitev
obiskane strani in funkcije,
čas uporabe,
IP naslov, brskalnik, naprava,
sistemski dnevniki (napake, navigacija, časi sej).
c) Podatki o komunikaciji
- e-poštna komunikacija,
- sporočila preko WhatsApp Business, Viber, Facebook, Instagram, TikTok in Google Messages
- interna komunikacija s podporo.
Obdelava podatkov mladoletnih oseb
- Ker je program »Kako se učiti« namenjen tudi mladoletnim udeležencem, osebne podatke mladoletnih obdelujemo samo v obsegu, ki je potreben za organizacijo, prilagoditev in izvedbo programa ter skladno z veljavnimi predpisi.
- kadar je potrebna privolitev, jo poda starš oziroma skrbnik ali druga upravičena oseba v skladu z veljavnimi predpisi,
- podatke uporabljamo samo za namene, o katerih je bil uporabnik oziroma starš ali skrbnik predhodno obveščen.
- Kadar starš oziroma skrbnik posreduje podatke o posebnih potrebah, učnih težavah, zdravstvenih omejitvah ali drugih okoliščinah, ki lahko predstavljajo posebne kategorije osebnih podatkov, jih obdelujemo samo v obsegu, potrebnem za prilagoditev in izvedbo programa, ter ob ustrezni pravni podlagi. Kadar obdelava temelji na izrecni privolitvi, jo je mogoče kadarkoli preklicati.
Starši ali skrbniki imajo kadarkoli pravico zahtevati:
- vpogled v podatke,
- popravek podatkov,
- izbris podatkov,
- omejitev obdelave.
Nameni obdelave osebnih podatkov
Osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:
- izvajanje programa »Kako se učiti« in njegovih posameznih vsebinskih sklopov,
- organizacija, usklajevanje in potrjevanje terminov,
- administracija prijav in izbranega programa oziroma dodatkov,
- komuniciranje z udeleženci ter njihovimi starši ali skrbniki,
- prilagoditev načina dela in izvedbe programa glede na posebne potrebe, učne težave, zdravstvene omejitve ali druge relevantne okoliščine udeleženca,
- obdelava naročil in plačil,
- spremljanje kakovosti storitve in interne administrativne analize,
- izpolnjevanje zakonskih obveznosti,
- varnost sistemov in preprečevanje zlorab,
- statistični in administrativni nameni v obsegu, ki je skladen z namenom zbiranja podatkov.
Pravne podlage obdelave (GDPR)
Obdelava podatkov temelji na:
- GDPR 6(1)(a) – privolitev (npr. marketing in druge neobvezne obdelave ter, skupaj s členom 9(2)(a), prostovoljno posredovani občutljivi podatki zaradi prilagoditve programa),
- GDPR 9(2)(a) – izrecna privolitev za obdelavo posebnih kategorij osebnih podatkov, kadar udeleženec oziroma starš ali skrbnik prostovoljno posreduje podatke o zdravstvenem stanju, posebnih potrebah ali drugih občutljivih okoliščinah zaradi prilagoditve in izvedbe programa,
- GDPR 6(1)(b) – izvajanje pogodbe oziroma ukrepi pred sklenitvijo pogodbe (prijava, organizacija in izvedba programa, komunikacija),
- GDPR 6(1)(c) – zakonska obveznost (računovodske, davčne in druge zakonske obveznosti),
- GDPR 6(1)(f) – zakoniti interes (varnost sistemov, preprečevanje zlorab, organizacija in izboljševanje poslovnih procesov, kadar nad interesi upravljavca ne prevladajo pravice posameznika).
Biznis plus d.o.o. v okviru programa »Kako se učiti« ne izvaja avtomatiziranega odločanja po členu 22 GDPR.
Obdelovalci in drugi prejemniki podatkov
Osebne podatke lahko za navedene namene in glede na dejansko vlogo prejmejo naslednji pogodbeni obdelovalci, pooblaščeni izvajalci ali drugi ponudniki storitev:
- ProConsilium e.U. – tehnična, administrativna in organizacijska podpora pri izvajanju programa eTutee,
- Google Workspace – e-pošta, koledar, dokumenti in organizacija terminov,
- Stripe oziroma drugi uporabljeni ponudniki plačilnih storitev – obdelava plačil,
- MailerLite oziroma drugi uporabljeni sistemi za obveščanje – komunikacija z uporabniki, kadar je to potrebno in zakonito,
- WhatsApp Business in drugi komunikacijski kanali – operativna komunikacija z udeleženci, starši oziroma skrbniki in izvajalci,
- ponudniki gostovanja in tehnične infrastrukture,
- računovodski servis,
- pogodbeni izvajalci programa »Kako se učiti« – samo izvajalci tistega dela programa, ki ga udeleženec obiskuje, in samo v obsegu, potrebnem za njegovo organizacijo, prilagoditev in izvedbo,
- drugi preverjeni pogodbeni izvajalci, kadar je njihova vključitev potrebna za izvajanje storitve in je pravno ustrezno urejena.
- Cloudflare Turnstile – zaščita spletnih obrazcev in preprečevanje avtomatiziranih zlorab, neželene pošte ter drugih varnostnih tveganj.
Izvajalci programa »Kako se učiti«
Zunanji izvajalci programa: VIJA, Janja Vilar s.p.; GenijUm, Mateja Todorovski s.p.; Matej Čufer s.p.; MANAART, zavod za spodbujanje ustvarjalnosti in kvalitete življenja.
Katarina Tadić in Mateja Verdenik Žigon izvajata posamezne dele programa kot fizični osebi na podlagi podjemnih pogodb.
Za vse navedene izvajalce, ne glede na obliko sodelovanja, velja, da prejmejo le podatke udeležencev, pri katerih dejansko izvajajo svoj del programa, in samo v obsegu, potrebnem za njegovo pripravo, prilagoditev in izvedbo. Podatke uporabljajo izključno za ta namen, po navodilih Biznis plus d.o.o. in v skladu z obveznostjo zaupnosti.
Pri zunanjih podjetjih in zavodu imajo dostop le osebe, ki sodelujejo pri izvedbi konkretnega programa. Navedba vseh izvajalcev v pravilniku ne pomeni, da se podatki posameznega udeleženca posredujejo vsem.
Kadar zunanji izvajalec obdeluje podatke v imenu Biznis plus d.o.o., je obdelava urejena s pogodbo oziroma ustreznimi pogodbenimi določbami v skladu z 28. členom GDPR.
Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam
Biznis plus d.o.o. osebnih podatkov ne prodaja. Osebne podatke posreduje tretjim osebam oziroma obdelovalcem samo, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga in je posredovanje potrebno za izvajanje programa, izpolnitev pogodbenih ali zakonskih obveznosti oziroma zaščito pravnih interesov.
- kadar to izrecno določa zakon,
- v postopkih javne varnosti in preiskave kaznivih dejanj,
- zaradi obveznosti do državnih institucij,
- pogodbenim obdelovalcem in izvajalcem iz poglavja 7, kadar je to potrebno za izvajanje programa.
Podatkov ne posredujemo brez ustrezne pravne podlage.
Izvajalcu, ki je dodeljen udeležencu, posredujemo samo podatke, ki jih potrebuje za izvedbo svojega dela programa. Informacije o posebnih potrebah, učnih težavah, zdravstvenih omejitvah oziroma potrebnih prilagoditvah mu posredujemo le ob ustrezni izrecni privolitvi in kadar so za prilagoditev njegovega dela dejansko potrebne. Če udeleženec teh podatkov ne posreduje, ne moremo zagotoviti prilagoditve, za katero ne poznamo potrebnih okoliščin.
Roki hrambe osebnih podatkov
Določeni so minimalni in zakonsko skladni roki hrambe:
- pogodbeni podatki: 5 let po zaključku pogodbenega razmerja, razen če daljši rok zahteva zakon ali je potreben za uveljavljanje pravnih zahtevkov,
- računovodski podatki: v skladu z zakonskimi roki hrambe,
- marketinški podatki: do preklica privolitve oziroma do prenehanja druge ustrezne pravne podlage,
- tehnični podatki: praviloma do 1 leta, razen če je daljša hramba potrebna zaradi varnosti ali zakonskih obveznosti,
- komunikacija: praviloma do 2 let po zaključku zadeve, razen če je potrebna daljša hramba zaradi pogodbenih ali pravnih obveznosti,
- podatki o posebnih potrebah, učnih težavah, zdravstvenih omejitvah in potrebnih prilagoditvah: do zaključka programa oziroma dokler so potrebni za njegovo prilagoditev in izvedbo, nato se izbrišejo, razen če obstaja druga pravna podlaga za nadaljnjo hrambo,
- podatki o uporabniškem računu, če se uporablja: do izbrisa računa oziroma skladno z obdobji neaktivnosti, določenimi v storitvi.
Po izteku rokov se podatki trajno izbrišejo ali anonimizirajo.
Varnost osebnih podatkov
Uporabljamo najvišje tehnične in organizacijske standarde:
- šifriranje podatkov med prenosom in v mirovanju,
- varni EU strežniki,
- nadzorovani dostopi,
- dnevniški nadzor sistemov,
- varnostne kopije,
- redne posodobitve in pregledi.
V primeru varnostnega incidenta:
- obvestimo nadzorni organ v 72 urah,
- obvestimo prizadete posameznike, če je tveganje veliko,
- izvedemo vse zaščitne ukrepe.
Mednarodni prenosi podatkov
Prenosi izven EU se izvajajo le ob uporabi:
- Standardnih pogodbenih klavzul (SCC),
- odločb o ustreznosti Evropske komisije,
- drugih dopustnih zaščitnih mehanizmov.
Pravice posameznika
Uporabnik ima pravico:
- do dostopa do osebnih podatkov,
- do popravka ali dopolnitve,
- do izbrisa (pravica do pozabe),
- do omejitve obdelave,
- do prenosljivosti podatkov,
- do ugovora obdelavi,
- do preklica privolitve.
Pritožbeni organ (Slovenija):
Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
www.ip-rs.si
Piškotki, analitika in merjenje kampanj
Spletni strani eTutee in Kako se učiti uporabljata skupno rešitev Silktide za upravljanje soglasja za piškotke. Obiskovalec lahko izbira med nujno potrebnimi piškotki, analitiko ter oglaševanjem in merjenjem kampanj. Nenujne kategorije so privzeto izklopljene, dokler obiskovalec ne poda soglasja.
Nujno potrebni piškotek etutee_consent shrani izbiro obiskovalca, ki se lahko uporablja na domeni etutee.eu in njenih poddomenah. Analitične piškotke, povezane z Google Analytics 4 (_ga in _ga_*), uporabljamo ob soglasju za analitiko. Piškotka _fbp (Meta Pixel) in _gcl_au (Google Ads) sta povezana z merjenjem oglaševalskih kampanj in se uporabljata ob ustreznem oglaševalskem soglasju. Na spletnih straneh ne prikazujemo oglasnih površin; merjenje kampanj je ločen namen.
Upravljanje skupne tehnologije piškotkov in pripadajoče spletne analitike v okviru eTutee zagotavlja ProConsilium e.U. Vloga Biznis plus d.o.o. kot upravljavca osebnih podatkov za organizacijo in izvajanje programa Kako se učiti, opisana v tem pravilniku, ostaja ločena od upravljanja skupne infrastrukture piškotkov.
Uporabnik lahko soglasje kadar koli spremeni ali prekliče prek nastavitev Silktide. Podroben seznam piškotkov, njihov namen, ponudniki in informacije o hranjenju so v skupni Politiki piškotkov eTutee, ki velja tudi za spletno mesto Kako se učiti.
Cloudflare Turnstile
Za zaščito spletnih obrazcev pred avtomatiziranimi zahtevami, neželeno pošto in drugimi zlorabami uporabljamo Cloudflare Turnstile ponudnika Cloudflare, Inc. Pri tem se lahko obdelujejo tehnični podatki obiskovalca, potrebni za izvedbo varnostnega preverjanja.
Obdelava temelji na zakonitem interesu zagotavljanja varnosti spletnih strani in preprečevanja zlorab.
Več informacij: Cloudflare Turnstile Privacy Addendum (https://www.cloudflare.com/en-gb/turnstile-privacy-policy/).
Postopanje ob incidentih
V primeru varnostnega incidenta:
- izvedemo notranjo preiskavo,
- preprečimo nadaljnjo škodo,
- obvestimo informacijske organe v 72 urah,
- obvestimo prizadete uporabnike (kadar je potrebno),
- izvedemo potrebne varnostne nadgradnje.
Preklic soglasja
Uporabnik lahko kadarkoli prekliče privolitev za:
- marketinška obvestila,
- obdelavo dodatnih prostovoljnih osebnih podatkov,
- obdelavo posebnih kategorij osebnih podatkov, kadar obdelava temelji na izrecni privolitvi.
Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred njenim preklicem. Če po preklicu ni druge pravne podlage za nadaljnjo obdelavo, zadevne podatke prenehamo obdelovati in jih izbrišemo v skladu z veljavnimi predpisi.
Preklic pošljite na:
📩
Podatke, za katere po preklicu ni več pravne podlage, prenehamo obdelovati in jih izbrišemo brez nepotrebnega odlašanja; o preklicu obvestimo tudi izvajalce, ki so jih prejeli.
Izbris osebnih podatkov
Osebne podatke izbrišemo:
- ko ni več pravne podlage za njihovo obdelavo,
- ob izrecni zahtevi posameznika,
- po izbrisu uporabniškega profila,
- po zakonsko določenem roku.
Zahteve obdelamo v 7 delovnih dneh.
Izbris je trajen in neobnovljiv.
Spremembe pravilnika
Pravilnik se lahko občasno posodobi.
Ob spremembi:
- objavimo novo verzijo na spletni strani,
- uporabnike obvestimo preko e-pošte ali drugih kanalov.
O bistvenih spremembah pravilnika uporabnike obvestimo na primeren način. Nova različica začne veljati z datumom, navedenim na dokumentu oziroma ob objavi.
Kontakt
Biznis plus d.o.o.
Bezena 7, 2342 Ruše, Slovenija
Davčna številka: 93042558
Matična številka: 6217290000
E-pošta:
Telefon: +386 64 20 90 60
Splet: www.etutee.eu